Savoir que Notion AI « cherche dans votre espace de travail » n'en dit pas long. Savoir comment elle cherche vous permet de décider si vous devez faire confiance à la réponse. Voici le mécanisme réel, tel que Notion le documente.
Étape un : vos pages deviennent des embeddings
Avant de pouvoir répondre à quoi que ce soit, Notion AI doit trouver un moyen de déterminer quelles pages sont pertinentes pour une question donnée. Pour cela, elle crée un « embedding » pour chaque page : une représentation numérique de ce que signifie la page, pas seulement des mots qu'elle contient. Les pages traitant de sujets similaires obtiennent des représentations numériques similaires, ce qui permet à la recherche de fonctionner par sens plutôt que par correspondance exacte de mots-clés.
Ces embeddings sont générés grâce à une API d'embeddings à rétention zéro d'OpenAI, puis stockés dans une base de données vectorielle (Notion utilise notamment Turbopuffer) conçue spécifiquement pour des recherches rapides par similarité. Cette base de données vectorielle a été vérifiée par l'équipe sécurité de Notion ainsi que par un auditeur externe, et détient une certification SOC 2 Type 2.
À noter clairement : les embeddings bénéficient de la même protection contractuelle que le reste de vos données. Tout ce que les contrats clients de Notion prévoient sur la gestion de vos données s'applique aussi aux embeddings.
Étape deux : comment une réponse est réellement générée
Une fois les embeddings créés, voici ce qui se passe quand vous demandez quelque chose à Notion AI :
- Votre demande arrive.
- Si elle est assez simple pour ne pas nécessiter de recherche dans l'espace de travail, un LLM répond directement.
- Si une recherche est nécessaire, un LLM transforme d'abord votre question en requête de recherche.
- Cette requête est envoyée à la base de données vectorielle, qui renvoie une liste de pages classées par pertinence.
- Ces pages sont renvoyées au LLM, qui les examine et les reclasse selon leur capacité réelle à répondre à votre question.
- Le LLM génère une réponse à partir de la liste de pages affinée et classée.
- Notion met en forme le résultat et vous l'affiche.
Deux points ressortent. D'abord, il s'agit d'un processus de recherche réelle, pas d'une boîte noire : l'IA trouve des pages concrètes dans votre espace de travail et rédige à partir d'elles, elle n'invente pas une réponse à partir de connaissances générales d'entraînement. Ensuite, plusieurs étapes de classement et d'affinage ont lieu avant que vous ne voyiez quoi que ce soit, ce qui explique pourquoi la qualité de la réponse dépend fortement de l'existence, ou non, de la bonne page au départ.
Qui « réfléchit » réellement
Notion nomme directement ses fournisseurs d'IA plutôt que de se cacher derrière une formule du type « notre IA propriétaire » : elle utilise des grands modèles de langage hébergés par Notion elle-même, ainsi que des modèles d'Anthropic et d'OpenAI, et indique évaluer en continu ces fournisseurs pour maintenir un haut niveau de qualité.
Chaque tiers qui traite vos données est publié sur la liste publique des sous-traitants de Notion, et vous pouvez vous abonner par email pour être averti dès qu'un nouveau sous-traitant est ajouté, avant qu'il ne commence à traiter vos données.
Le fait qui compte le plus : les permissions sont respectées
Voici le détail à retenir avant tout le reste dans ce guide : Notion AI respecte vos permissions existantes. Les modèles qui génèrent une réponse pour un utilisateur donné ne peuvent voir ou utiliser aucune information à laquelle cet utilisateur n'a pas déjà accès dans Notion.
Cela signifie que si une personne de votre espace de travail n'a pas accès à votre dossier RH, Notion AI ne lui présentera pas de contenu RH, même indirectement, même si la réponse à sa question se trouve techniquement dans une page qu'elle ne peut pas ouvrir. Ce n'est pas un paramètre à configurer ni une promesse à croire sur parole : c'est intégré au fonctionnement même de l'étape de recherche.
Séparation des données et chiffrement
Deux faits mécaniques utiles à avoir en tête :
- Vos données ne sont mélangées à celles d'aucun autre client pendant le traitement par l'IA. Les comptes de chaque client restent séparés dans l'environnement de production de Notion.
- Les données envoyées à des tiers sont chiffrées en transit, avec TLS 1.2 ou supérieur, la même norme de base que celle décrite dans les pratiques de sécurité générales de Notion.
À qui appartient ce qui est généré
Notion ne revendique aucun droit ni licence sur votre contenu du simple fait que vous ayez utilisé l'IA dessus. Ce que vous saisissez (votre requête) et ce qui en ressort (la réponse de l'IA) sont tous deux traités comme vos propres « données client » au sens des conditions de Notion, exactement comme tout ce que vous tapez ailleurs dans une page Notion.