La gestion de projet en entreprise et la gestion de projet en freelance n'ont pas grand-chose en commun.
En entreprise, un projet implique des équipes, des dépendances, des réunions de suivi, des reportings. Les outils sont conçus pour ça. Ils sont puissants. Ils sont aussi conçus pour des dizaines de personnes qui travaillent ensemble.
Toi, tu travailles seul. Tu n'as pas besoin d'un diagramme de Gantt. Tu as besoin de savoir où en est chaque projet, ce qui reste à faire, et ce qui a déjà été livré. C'est un problème beaucoup plus simple.
Ce qu'une base projets doit permettre de faire
Une base projets pour freelance doit répondre à trois questions :
- Quels projets sont en cours en ce moment ?
- Où en est chaque projet dans son avancement ?
- Qu'est-ce qui a été convenu, produit, livré ?
Si ton système répond à ces trois questions rapidement, il fonctionne. Tout le reste est optionnel.
Les propriétés essentielles d'un projet
Placeholder : base de données projets avec propriétés essentielles et statuts visibles.
Une base projets tient avec sept à neuf propriétés. Les indispensables :
- Nom du projet : descriptif et non générique
- Client lié : la relation vers ta base clients
- Statut : Brief reçu, En cours, En attente de retour, Livré, Archivé
- Date de début et date de livraison prévue
- Type de projet : si ton activité couvre plusieurs prestations
- Montant : pour un aperçu rapide sans ouvrir un outil de facturation
Les propriétés à éviter au départ : pourcentage d'avancement calculé automatiquement, priorité sur une échelle de 1 à 5, heures estimées vs heures réelles. Ces données demandent une mise à jour constante pour rester fiables. Si tu ne les entretiens pas, elles deviennent du bruit.
Les phases d'un projet freelance
Un projet freelance passe par des phases prévisibles. Les cinq statuts qui couvrent la grande majorité des situations :
- Brief reçu : le projet est signé, le travail n'a pas encore commencé
- En cours : production active
- En attente de retour : tu as livré quelque chose, tu attends un feedback client
- Livré : la mission est terminée
- Archivé : le projet est clôturé, facture réglée
Placeholder : pipeline horizontal avec 5 étapes — Brief reçu / En cours / En attente de retour / Livré / Archivé. Rectangles colorés sur fond sombre.
Un Board avec ces phases donne une vue immédiate de ton portefeuille projets. Tu vois d'un coup d'oeil ce qui avance, ce qui attend, ce qui est bloqué.
La relation entre projets et tâches : quand l'ajouter
Si tu travailles sur des projets courts avec peu d'étapes, une checklist dans le corps de la fiche projet suffit amplement. Pas une base de données complète.
Si tu travailles sur des projets longs avec de nombreuses étapes distinctes, une base Tâches liée peut avoir du sens.
Ajoute une base Tâches uniquement si tu te rends compte régulièrement que tu cherches "qu'est-ce que je dois faire aujourd'hui sur ce projet". Si la checklist dans la fiche suffit, garde la checklist.
Ce qu'on retrouve dans une fiche projet bien construite
Placeholder : fiche projet ouverte avec sections brief, livraisons, notes.
La fiche projet est le document central d'une mission. Elle doit pouvoir répondre à une question simple : si je relis cette fiche dans six mois, est-ce que je comprends ce qui s'est passé ?
Une fiche projet utile contient : le brief initial, les livrables convenus, les décisions importantes prises en cours de route, les liens vers les fichiers liés, et les notes de fin de mission.
Ce n'est pas un journal de bord exhaustif. C'est une trace suffisante pour retrouver le contexte rapidement.
Tu veux un point de départ concret ? Le template Notion "Piloter son activité" inclut une base projets préconfigurée avec les phases et vues décrites dans cet article. Voir le template →
